Qué documentación de un jugador hay que tener al día

La documentación de un futbolista que una agencia o un club tiene que tener al día son ocho cosas: el documento de identidad, el pasaporte, el visado o permiso de trabajo, el contrato de trabajo con el club, el contrato de representación, la ficha médica y los seguros, el certificado de transferencia internacional cuando el jugador cambia de federación y, si es menor de edad, el consentimiento de sus padres y el expediente del artículo 19. Cuatro de esas ocho tienen fecha y se vencen solas —pasaporte, visado, contrato de trabajo y contrato de representación—, y son las que se miran antes de cada mercado.

Nota actualizada al 2 de octubre de 2026. Lo reglamentario sale del Reglamento sobre el Estatuto y la Transferencia de Jugadores de la FIFA (RETJ, edición de enero de 2025) y del Reglamento sobre Agentes de Fútbol, en vigor desde el 1 de enero de 2025. La FIFA ya publicó una versión reformada del RETJ que entra en vigor en enero de 2027: esta nota se revisa entonces. Lo que pida cada país —qué visado, qué permiso, qué documento de identidad— lo fija ese país, no la FIFA.

La lista completa, documento por documento

Documento	Para qué sirve	¿Vence?
Documento de identidad	Identificar al jugador en cualquier trámite federativo	Según el país que lo emite
Pasaporte	Viajar, probarse afuera, firmar en otra federación	Sí, con fecha
Visado y permiso de trabajo	Que el jugador pueda vivir y trabajar donde juega	Sí, y casi siempre antes que el contrato
Contrato de trabajo con el club	Salario, vigencia, cláusulas, bonos	Sí: de fin de temporada hasta cinco años
Contrato de representación	Habilita al agente a trabajar por él	Sí: máximo dos años con una persona
Ficha médica y seguros	Revisión, antecedentes, lesiones, cobertura	La cobertura sí; el historial se acumula
Certificado de transferencia internacional (CTI)	Habilita la inscripción en la federación nueva	No es un archivo tuyo: es un paso
Permisos y expediente del artículo 19	Autoriza la inscripción de un menor de edad	Por operación

Dos de esas filas se confunden siempre, y conviene aclararlas antes de seguir.

El «pasaporte del jugador» de la FIFA no es el pasaporte de viaje. En el artículo 7 del RETJ, el pasaporte del jugador es el historial de inscripciones: los clubes en los que estuvo desde el año en que cumplió 12. Hoy, cuando el caso pasa por la Cámara de Compensación, se genera como pasaporte electrónico del jugador. Sirve para repartir derechos de formación, no para subir a un avión. Son dos documentos distintos con el mismo nombre, y mezclarlos hace perder llamadas.

El CTI no es un papel que vos guardes. El artículo 9 del RETJ dice que un jugador inscrito en una federación solo puede inscribirse en otra cuando la nueva recibió el certificado de transferencia internacional de la anterior, que se expide gratis y sin condiciones ni plazos. Lo piden y lo entregan las federaciones, a través del sistema de transferencias de la FIFA. Para los menores de diez años no se necesita. En tu carpeta no entra un CTI: entra la fecha en que se pidió y el estado en que quedó.

¿Qué documentos exige la FIFA en una transferencia internacional?

Esta es la parte que sí está escrita, y conviene conocerla de memoria porque es la que detiene una operación. En una transferencia internacional, el anexo 3 del RETJ obliga al club que contrata a cargar en el sistema de transferencias esta documentación justificativa:

1. Prueba de la identidad del jugador: pasaporte o documento nacional de identidad.
2. Prueba de la fecha de finalización de su último contrato de trabajo y el motivo de la rescisión.
3. El contrato de trabajo del jugador con el club nuevo.
4. El contrato de transferencia entre los dos clubes, permanente o de préstamo, con sus enmiendas si las hay.
5. Copia del contrato de representación firmado con un agente de fútbol, dentro de los 14 días.
6. Copia de cualquier otro contrato firmado con un agente de fútbol que no sea un contrato de representación, también dentro de los 14 días.

Del lado del agente hay dos obligaciones que corren en paralelo y que nadie reclama hasta que falla. El artículo 18 del RETJ exige que el contrato de trabajo que salió de la gestión de un agente lleve su nombre, su cliente, su número de licencia de la FIFA y su firma. Y el artículo 16 del Reglamento sobre Agentes de Fútbol obliga a subir el contrato de representación a la plataforma de la FIFA dentro de los catorce días de su firma, de cada modificación y también de su rescisión. Son tres momentos, no uno.

El contrato de representación, además, tiene requisitos de contenido: el artículo 12 lo considera válido solo si incluye la identidad de las partes, la duración, los honorarios, la naturaleza de los servicios y la firma de todas las partes. Y con una persona no puede superar los dos años, sin renovación automática posible. Lo desarrollamos en la nota sobre el contrato de representación.

¿Qué pasa si falta un documento en una ventana de transferencias?

La operación queda en «excepción de validación» y no avanza sola. El anexo 3 del RETJ enumera cuándo pasa eso: cuando el jugador tiene menos de 18 años y la solicitud de menores todavía no se aprobó, cuando el club que contrata está sancionado y no puede inscribir, cuando se superó el límite de préstamos, cuando la federación anterior rechazó el pedido de CTI y la nueva lo impugnó, y cuando el CTI se pidió fuera del período de inscripción.

Ese último caso es el que más duele, porque es el único enteramente evitable. El mismo anexo fija que, para que la transferencia ocurra dentro de un mercado, el CTI se pide a más tardar el último día de ese período de inscripción de la federación que va a inscribir. No hay prórroga por carpeta incompleta: si el documento que falta es el que habilita el pedido, el mercado se cierra con el jugador del otro lado. Las fechas de cada país están en la nota de fechas del mercado de pases.

Y hay una trampa clásica que el reglamento cierra de antemano: el artículo 18 del RETJ dice que la validez de un contrato no puede supeditarse a los resultados positivos de un examen médico ni a la concesión de un permiso de trabajo. Es decir, no se puede firmar primero y poner como salida «si no sale el permiso, el contrato no vale». El contrato vale igual, y el jugador sigue sin poder jugar. El permiso se resuelve antes, no después.

Un caso que vimos de cerca. Un jugador estaba en Grecia esperando para firmar con el club, y no aparecían ni su partida de nacimiento ni el resto de la documentación. Se destrabó cuando dimos con la persona que tenía todo guardado. Esa búsqueda es exactamente lo que no existe cuando los documentos están cargados en un solo lugar y cualquiera del equipo sabe dónde mirar.

La documentación de un jugador menor de edad

Acá la carpeta pesa más que en cualquier otro caso. El artículo 19 del RETJ arranca de una prohibición: las transferencias internacionales se permiten solo cuando el jugador alcanza los 18 años, con cinco excepciones —entre ellas que los padres se muden al país del club nuevo por motivos ajenos al fútbol, o que el jugador tenga entre 16 y 18 y el traspaso ocurra dentro de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo—.

Lo que importa para la carpeta son los dos párrafos siguientes:

• Desde los diez años, la Cámara del Estatuto del Jugador del Tribunal del Fútbol tiene que aprobar la transferencia internacional o la primera inscripción del menor.
• Esa aprobación es necesaria antes de que la federación pida el CTI o la primera inscripción. No es un trámite que se haga en paralelo.

Qué documentos entran exactamente en esa solicitud depende de la excepción que se invoque, y la FIFA los pide a través del sistema de transferencias: no conviene improvisar una lista propia ni dar por buena la del año pasado. Lo que sí se puede preparar de antemano es lo que siempre aparece: la identidad del jugador, la situación de sus padres y dónde va a vivir y estudiar.

Del lado del agente, el Reglamento sobre Agentes de Fútbol suma tres papeles más: el consentimiento escrito previo del padre, la madre o el tutor antes de cualquier contacto, el certificado del curso de la FIFA sobre menores que el agente tiene que haber aprobado, y un contrato de representación firmado por el menor y por su tutor. El contacto, además, solo se puede hacer dentro de los seis meses anteriores a la edad en la que ese jugador puede firmar su primer contrato profesional en el país donde va a trabajar. Está todo en la nota sobre representar a un menor de edad.

Un último dato que cambia los números de una ficha: un jugador menor de 18 años no puede firmar un contrato de profesionales de más de tres años, por el artículo 18 del RETJ. Cualquier cláusula que estire ese plazo no se acepta.

¿Cada cuánto hay que revisar la documentación?

Tres ritmos, y los tres son necesarios porque cada uno atrapa un problema distinto.

Una pasada mensual por las fechas. Media hora, lista en mano, mirando solo lo que vence en los próximos seis meses. Es la que descubre el pasaporte que caduca en marzo y el permiso de trabajo que caduca antes que el contrato.

Una revisión completa antes de cada mercado. La FIFA obliga a dos períodos de inscripción por temporada y cada federación elige sus fechas, así que hay dos momentos al año en los que la carpeta de un jugador que puede moverse tiene que estar entera. No la de todos: la de los que se pueden mover.

Una revisión por hecho, cuando algo pasa. Contrato nuevo, renovación, préstamo, cambio de club, convocatoria a una selección, lesión larga. Cada uno de esos hechos cambia por lo menos un documento, y el momento de actualizarlo es ese, no seis meses después.

Dos reglas prácticas que no son reglamento y conviene adoptar igual: tratá un pasaporte con menos de seis meses de vigencia como si ya estuviera vencido —muchos países piden validez más allá del viaje— y anotá el vencimiento del permiso de trabajo aparte del del contrato, porque casi nunca coinciden y el que manda para jugar es el permiso.

¿Quién puede ver qué, y dónde se guardan?

Cuatro reglas alcanzan para que la carpeta no se vuelva el problema.

1. Un lugar por jugador, no un hilo de mail. Si el contrato está en el correo de una persona, la agencia no lo tiene: lo tiene esa persona.
2. Cada caducidad como fecha, no como recuerdo. Un documento guardado sin su fecha de vencimiento es un documento que va a vencer sin aviso.
3. Permisos distintos según quién. El scout que carga un informe no necesita ver la ficha médica ni el contrato. Que pueda verlos no es generosidad, es riesgo.
4. Copias controladas. Una copia del pasaporte que sale por WhatsApp dejó de ser tu copia. Si hay que mandarla, se manda a quien la pidió y queda registrado que se mandó.

En The Scout Arena eso vive en la ficha del jugador: una de sus pestañas es la de documentos y archivos, y los roles deciden quién entra a qué, con la matriz de permisos probada. Las fechas de los contratos —de trabajo y de representación— alimentan el aviso diario de vencimientos, con su semáforo de 30, 90 y 180 días. Para ser exactos: ese aviso cubre contratos y comisiones, no pasaportes ni visados; esos se guardan en la ficha y se miran en la pasada mensual. Es parte de ordenar una agencia de representación y de lo que una secretaría técnica de un club necesita tener a mano cuando llama un representante.

Cómo se guarda hoy, en la práctica: nubes privadas, Drive, Dropbox, iCloud, carpetas en la computadora de alguien y mucho mensaje de WhatsApp. Cada cosa en su lugar y ninguna en el de todos. El problema no es la herramienta —Drive funciona bien— sino que nadie sabe qué versión es la buena, qué falta y qué venció.

Son datos de una persona, no archivos sueltos

Vale decirlo sin rodeos, porque se trata como un detalle administrativo y no lo es. Un pasaporte, una ficha médica, el expediente de un chico de quince años con el trabajo de sus padres y su dirección: eso no es documentación, son datos personales de alguien, y algunos de los más sensibles que existen. La salud, en particular, está protegida de forma especial en casi toda ley de protección de datos, empezando por el Reglamento General de Protección de Datos europeo. Qué ley te toca depende de dónde esté tu agencia y dónde juegue el jugador, y eso lo responde un abogado, no una nota de blog.

Lo que sí se puede hacer sin asesoramiento es lo razonable: pedir solo lo que hace falta para la operación, poder explicar por qué lo tenés, limitar quién lo ve, no dejar copias dando vueltas y borrar lo que ya no tiene motivo para estar. Un jugador que deja la agencia tiene derecho a preguntar qué le quedó guardado a nombre suyo, y la respuesta «no sé» es la peor de todas. Para una agencia de representación, tener la carpeta ordenada y saber quién la mira es lo mismo que tenerla segura.

En resumen

La documentación de un futbolista se ordena en dos grupos: la que lo identifica y lo habilita a trabajar donde juega —identidad, pasaporte, visado o permiso— y la que define su relación con el club y con su agente —contrato de trabajo, contrato de representación, ficha médica y seguros—. Arriba de eso, los pasos que no son archivos: el CTI que piden las federaciones y, en menores, la aprobación previa del Tribunal del Fútbol. La mitad de esa lista vence con fecha, así que la revisión es mensual, completa antes de cada mercado y puntual cuando algo cambia. Y como son datos de personas, lo que importa no es solo tenerlos: es saber quién los mira.

Esta nota es informativa y no reemplaza el asesoramiento legal. Lo reglamentario se verificó contra las ediciones de la FIFA citadas al comienzo; los requisitos de visado, permiso de trabajo y documento de identidad los fija cada país y cambian seguido.

Fuentes

• Reglamento sobre el Estatuto y la Transferencia de Jugadores de la FIFA, edición de enero de 2025 (PDF) — artículos 7, 9, 18 y 19, y anexo 3
• Reglamento sobre Agentes de Fútbol de la FIFA, en vigor desde el 1 de enero de 2025 (PDF) — artículos 12, 13 y 16
• FIFA: edición 2026 del Manual Jurídico, con el RETJ reformado que entra en vigor en enero de 2027 (en inglés)
• Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679, texto oficial en EUR-Lex