Gastos de una agencia de representación: cómo ordenarlos

Los gastos de una agencia de representación se ordenan con una regla: cada gasto se carga el día que se hace, con fecha, categoría, moneda y el jugador al que corresponde, o como gasto de estructura si no es de nadie en particular. Así se sabe cuánto lleva invertido la agencia en cada futbolista, se lo puede comparar con lo que ese jugador deja en comisiones, y se le puede mostrar a él el detalle si lo pide, que es un derecho que le da el reglamento de la FIFA.

Nota actualizada al 19 de octubre de 2026. Lo reglamentario sale del Reglamento sobre Agentes de Fútbol de la FIFA, edición en vigor desde el 1 de enero de 2025, y de la circular 1873. Cómo se deducen los gastos en tus impuestos depende de tu país y de cómo esté constituida la agencia: eso lo define tu contador, no esta nota.

¿Qué gastos tiene una agencia de representación?

Se dividen en dos grupos, y la primera decisión de orden es no mezclarlos: los que se hacen por un jugador y los que sostienen la agencia, haya jugadores o no.

Gastos por jugador	Gastos de estructura
Pasajes y viajes a pruebas, firmas o partidos	La licencia anual de agente de la FIFA
Viáticos del scout que lo sigue	Oficina, teléfonos y conexión
Alojamiento o alquiler mientras se instala en un club nuevo	Contador, abogado de la agencia
Estudios médicos antes de una prueba o un pase	Software, suscripciones a datos y video
Botines, ropa y material de entrenamiento	Viajes de prospección sin un jugador concreto
Traducciones, legalizaciones y trámites de documentación	Seguros y gastos bancarios
Comidas y reuniones de una negociación	Sueldos del equipo

El borde no siempre es nítido. Un viaje a un torneo donde el scout mira a tres jugadores de la agencia y a diez que no son de nadie se puede repartir entre los tres o dejar como estructura; lo que importa es decidir un criterio y usarlo siempre. Este registro es uno de los cinco que describimos en cómo organizar una agencia de representación, y es el que más tarde se suele empezar.

¿Por qué conviene asignar cada gasto a un jugador?

Porque la pregunta que importa no es cuánto gastó la agencia en el año, sino cuánto lleva invertido en cada jugador y cuánto le devolvió. Sin el gasto asignado, esa cuenta no se puede hacer, y aparecen tres problemas:

1. Se decide a ciegas. Una agencia puede pasar dos años pagando viajes y estudios a un juvenil sin saber que ya invirtió más de lo que le va a dejar su primer contrato. A la hora de renovar la representación, el número tiene que estar sobre la mesa.
2. No se puede rendir cuentas. Si el jugador o su familia preguntan qué se pagó en su nombre, la respuesta no puede ser «más o menos tanto».
3. Los socios discuten sobre impresiones. Quién trae jugadores que rinden y quién trae jugadores que cuestan se sabe con números, no con la memoria de cada uno.

Las comisiones son la otra mitad de esa cuenta. Cuánto puede cobrar un agente y de quién está explicado en cuánto cobra un agente de fútbol.

¿Qué dice el reglamento de la FIFA sobre los gastos de un agente?

El reglamento no fija cómo llevar la contabilidad, pero tiene tres reglas que tocan de lleno a los gastos por jugador:

Regla	Qué dice	Artículo
El cliente puede pedir el detalle	Los clientes tienen derecho a pedirle al agente un calendario detallado de todos los pagos hechos por ellos o con relación a ellos, incluidos honorarios, gastos y otras remuneraciones	Art. 18, apdo. 1 e)
Nada de ventajas para conseguir la firma	El agente no puede ofrecer, directa o indirectamente, ninguna ventaja indebida, personal, pecuniaria o de otra índole, a una persona —ni a un familiar, tutor legal o amigo suyo— en relación con un contrato de representación con ese agente	Art. 16, apdo. 3 b) ii
El agente responde por su agencia	El agente es plenamente responsable de cualquier conducta contraria al reglamento de su agencia, sus empleados, sus proveedores u otros representantes	Art. 11, apdo. 3

De la tabla salen dos consecuencias prácticas:

• Cada gasto por jugador tiene que poder mostrarse. Si el jugador pide el detalle, la agencia tiene que poder darle una lista con fecha, concepto e importe, y eso solo es fácil si se cargó en el momento.
• Un gasto para convencer no es un gasto de trabajo. Pagar los estudios médicos de un representado antes de una prueba es parte del servicio; regalarle algo a un chico o a su familia para que firme con la agencia puede ser la ventaja indebida que prohíbe el artículo 16. Y por el artículo 11, da igual si lo pagó el agente o un scout de la agencia. Con menores, además, el contacto mismo tiene reglas propias, que repasamos en representar a un menor de edad.

La circular 1873, del 30 de diciembre de 2023, suspendió en todo el mundo algunas disposiciones del reglamento —entre ellas el tope de honorarios y algunas obligaciones de informar del artículo 16— hasta que se resolviera el proceso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea. Ni el artículo 18, apartado 1 e), ni el 16, apartado 3 b), figuran en esa lista. Aun así, antes de dar algo por vigente conviene mirar las circulares actuales de la FIFA y el reglamento de agentes de tu federación.

¿Qué datos lleva cada gasto?

Ocho, y los primeros seis se cargan en menos de un minuto si se hace el mismo día:

Dato	Para qué sirve
Fecha	Para ordenarlos y para el cierre de cada mes
Jugador, o «estructura»	Para saber cuánto lleva invertido cada uno
Categoría	Pasajes, viáticos, médicos, material, legales: para ver en qué se va la plata
Concepto	Una línea que entienda alguien que no estuvo: «Viaje a la prueba en Rosario»
Importe y moneda	En la moneda en que se pagó, sin convertir a mano
Cotización del día	Para sumar gastos en monedas distintas sin inventar el tipo de cambio después
Quién lo pagó	Para devolverle la plata a quien la adelantó
Comprobante	La foto del ticket o la factura, para el contador y para el jugador si pide el detalle

Las categorías conviene definirlas una vez y no más de diez o doce: si cada uno inventa la suya, a fin de año hay «viajes», «pasajes», «vuelos» y «traslados» y nadie puede sumar nada. Un ejemplo con datos inventados: «15/08 · Matías Ferrer · Pasajes · Viaje a la prueba · USD 850 · pagó Julia · comprobante adjunto».

¿Cómo se registran los gastos en varias monedas?

En la moneda en que se pagaron, con la cotización del día anotada al lado. Una agencia de Sudamérica que tiene jugadores en Europa paga pasajes en dólares, alquileres en euros y trámites en pesos, a veces en la misma semana. Si todo se convierte a fin de mes con la cotización de ese día, los números cambian según cuándo se haga la cuenta y nadie puede reconstruir de dónde salió cada importe.

La regla es simple: el importe original no se toca, la conversión a la moneda de referencia de la agencia se calcula con la cotización de la fecha del gasto, y los totales se miran en esa moneda de referencia. Así el informe de un jugador da lo mismo hoy que dentro de un año.

¿Cada cuánto hay que revisar los gastos de la agencia?

Cargarlos, el mismo día. Revisarlos, una vez por mes, en el cierre: que no falte ningún comprobante, que cada gasto tenga jugador o esté marcado como estructura, y que lo adelantado por alguien del equipo esté devuelto. Esa revisión cabe en la media hora semanal que proponemos en las tareas de una agencia, semana a semana, si se hace un poco cada semana.

Una vez por temporada vale la pena una mirada más larga, jugador por jugador: cuánto se invirtió, cuánto entró en comisiones y qué se espera que entre. Es el número que conviene tener antes de sentarse a renovar una representación, que según el reglamento dura como máximo dos años y no se renueva sola. Qué más mirar de cada representado está en seguimiento de jugadores.

Cómo se ordenan los gastos en The Scout Arena

Una planilla alcanza mientras la cargue una sola persona y haya una sola moneda. Deja de alcanzar cuando el scout viaja, el socio paga una cena y la administración tiene que adivinar a qué jugador va cada cosa. Así lo resuelve The Scout Arena (las pantallas son de una agencia de demostración, con datos inventados):

• Cada gasto con su jugador, su fecha y su categoría. Las categorías son las de la agencia, no unas fijas, y se ve cuánto lleva invertido cada jugador.
• Varias monedas con su cotización del día, y el saldo consolidado de la agencia en la moneda de referencia.
• La economía en la ficha del jugador: lo que entró en comisiones, lo que se gastó y el saldo, en la misma pantalla que su contrato y sus informes. Está en contratos y comisiones.
• Un reporte de gastos por jugador y por concepto que se exporta a Excel para el contador y a PDF para los socios, o para el jugador que pide el detalle.
• El gasto desde el teléfono. El asistente de WhatsApp carga un gasto con el importe, la moneda y el jugador a partir de un mensaje, y pide confirmación antes de guardarlo. Sirve para cargarlo en el aeropuerto y no a fin de mes.
• Cada rol ve lo suyo. Quien lleva la administración ve los gastos y los saldos; un scout carga informes y seguimiento, pero no ve la economía de la agencia.

Cómo encaja esto con los contratos, los vencimientos y el resto del trabajo de una agencia está en la página para representantes de futbolistas.

En resumen

Los gastos de una agencia de representación se ordenan separando los de cada jugador de los de estructura, cargando cada uno el mismo día con fecha, categoría, moneda, cotización y comprobante, y revisándolos una vez por mes. Así se sabe cuánto lleva invertido la agencia en cada futbolista y se le puede dar el detalle si lo pide, como le permite el artículo 18 del reglamento de agentes de la FIFA. Y un gasto que sirve para conseguir una firma, y no para trabajar, puede ser una ventaja indebida aunque lo pague otro de la agencia.

Esta nota es informativa y no reemplaza el asesoramiento legal ni contable. Lo reglamentario se verificó contra las ediciones de la FIFA citadas al comienzo, a octubre de 2026; cada federación puede tener reglas propias sobre agentes.

Fuentes

• Reglamento sobre Agentes de Fútbol de la FIFA, en vigor desde el 1 de enero de 2025 (PDF) — artículos 11, apartado 3; 12, apartado 3; 16, apartado 3 b), y 18, apartado 1 e)
• Circular 1873 de la FIFA: información sobre la aplicación del reglamento (PDF, 30 de diciembre de 2023)